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Die elektronische Akte

Die Pilotierung der verbindlichen elektronischen Akte beginnt

Am 31. Juli 2017 begann die Pilotierung der verbindlichen elektronischen Akte. Die verbindliche elektronische Akte wurde zunächst in den Senaten 1, 5, 8 und 10 und damit ausschließlich bei Senaten in Stuttgart eingeführt. Geplant ist, die elektronische Akte im 2. Halbjahr 2018 bei allen Senaten einzuführen.

Verbindliche elektronische Akte bedeutet, dass Akten, die ab dem jeweiligen Stichtag, für die Senate 1, 5, 8 und 10 seit dem 31. Juli 2017 neu angelegt wurden und werden, elektronisch zu führen sind (Stichtagsprinzip). Allein die elektronische Akte wird für das gerichtliche Verfahren maßgeblich sein.

Alle vor dem Stichtag angelegten Akten bleiben in Papierform und werden in dieser Form fortgeführt. Damit kommt es für eine Übergangszeit zu einem Nebeneinander von elektronischen Akten und solchen in Papierform. Schrittweise werden jedoch die elektronischen Akten die Akten in Papierform ersetzen.    

Elektronische Akte bedeutet nicht, dass alle von den Beteiligten vorgelegten Akten eingescannt und elektronisch zur Verfügung stehen werden. Geplant ist für 2018 ein Scanprojekt. Dies soll ermöglichen, in Papier eingereichte Schriftsätze und Akten einzuscannen, damit auch diese elektronisch zur Bearbeitung zur Verfügung stehen. So werden jedoch grundsätzlich zum Beispiel die Akten eines beklagten Finanzamts weiterhin in Papierform eingereicht und bei der Fallbearbeitung diese Papierakten herangezogen werden. § 52b Finanzgerichtsordnung sieht vor, dass die Prozessakten elektronisch geführt werden können. Die Bildung elektronischer Akten regelt die Verordnung des Justizministeriums zur elektronischen Aktenführung bei den Gerichten (eAktVO). § 5 eAktVO normiert Datenschutz und Datensicherheit und stellt sicher, dass das Justizministerium dem jeweiligen Stand der Technik entsprechende technische und organisatorische Maßnahmen zur Gewährleistung der Datensicherheit und zur Sicherstellung des Datenschutzes ergreift. 

Im Volksmund heißt es: „Aller Anfang ist schwer.“ Daher haben zunächst nur vier Pilotsenate mit der verbindlichen elektronischen Akte begonnen. Diese testen sowohl die neu entwickelte Software als auch die technische Ausstattung und die gerichtsinterne Organisation. Zur Aufnahme des Pilotbetriebs elektronische Akte beim Finanzgericht wurden bereits alle Bildschirmarbeitsplätze im richterlichen Dienst des Gesamtgerichts durch mobile Arbeitsplätze mit Notebook ersetzt. Die Richterinnen und Richter testen deren Funktionalität. Bisherige Arbeitsabläufe werden an die veränderten Rahmenbedingungen angepasst und weiterhin anzupassen sein. Die Erfahrungen der Pilotsenate können für eine Optimierung der Arbeitsabläufe hilfreich sein.

Besonderheiten werden sich zum Beispiel auch bei der Akteneinsicht ergeben. Möglich wird künftig ein Einblick in die elektronische Akte werden. Soweit die Akten noch in Papierform vorhanden sind, wird ein Gang zum Finanzgericht, einem anderen Gericht oder einer Behörde vorerst nicht entbehrlich werden. Einzelheiten dazu finden Sie unter eJustice Portal - Akteneinsicht und -austausch.

Wir werden Sie über die weitere Entwicklung der elektronischen Akte auf dem Laufenden halten.









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